Краткое описание ситуации
Образовательная организация в течение 3-х лет закрывала КЦП только после донабора. При этом средний балл ЕГЭ и проходной балл падали. На решение проблемы было 6 месяцев.

Анализ
- Изучили:
- статистику приемных кампаний за 5 лет
- нормативные правовые документы, регламентирующие приемную кампанию и деятельность подразделений, вовлеченных в нее
- представленность организации и ее руководителя во внешней коммуникационной среде – PR-аспект
- путь абитуриента, его страхи и боли
- Провели углубленные интервью с сотрудниками, вовлеченными в деятельность приемной комиссии

Решение ситуации:
У нас было всего 6 месяцев на решение задачи. Поэтому приняли решение, что подход будет строиться на параллельном выполнении 2-х задач: решить проблему закрытия КЦП с первого раза и заложить фундамент для дальнейшего развития системы работы с абитуриентами и школьниками в последующие годы. Ставку сделали на минимально необходимую для данной ситуации автоматизацию процессов и работу на основе данных, а также на разработку бизнес-процессов и регламентов для них.

- составили портрет абитуриента, выделили и описали сегменты
- разработали и внедрили единый подход к работе с контактами (любые встречи со школьниками), проработали механику последующего взаимодействия с ними. Все эти процессы автоматизировали и регламентировали с помощью CRM. Сотрудников обучили.
- полностью перестроили работу колл-центра: автоматизировали, снабдили скриптами, обучили. Колл-центр превратился во входную точку управления заявками при возможность абсолютно прозрачного анализа ситуации и деятельности всех сотрудников.
- разработали и внедрили авторскую автоматическую программу анализа конкурсной ситуации на основе предиктивной математической модели. Данные были использованы для внесения корректирующих действий во взаимодействие с абитуриентами в режиме «здесь и сейчас».
- внедрили CRM как единую систему взаимодействия с абитуриентами через все каналы коммуникации «из одной точки», разработали механику касаний, провели их автоматизацию – для снижения издержек и зависимости от персонала, снижение нагрузки на персонал за счет автоматизации
- сформировали контентную стратегию и разработали план-график работы в социальных сетях и мессенджерах, увязали его с сегментами абитуриентов

Результат:
- прозрачность и возможность адекватно анализировать эффективность приемной кампании, чтобы вовремя принимать корректирующие действия. Режим внесения изменений в ход приемной кампании стал «Здесь и сейчас», перестали упускать время, стали вовремя реагировать.
- снижение нагрузки на сотрудников за счет внедрения автоматизации
- закрытые с первого раза КЦП при повышение качества абитуриентов, возникновение существенного конкурса на многие направления подготовки